Hồ sơ, thủ tục cấp đổi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Lưu ý đặc biệt: Trường hợp cấp đổi để cập nhật tên thành viên hộ gia đình có chung quyền sử dụng đất, trong Đơn đăng ký biến động (Mẫu số 11/ĐK) phải thể hiện đầy đủ thông tin các thành viên có chung quyền sử dụng đất.

Cấp đổi giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Nơi nộp hồ sơ và Tiếp nhận

Nơi nộp hồ sơ

Người dân có thể lựa chọn nộp hồ sơ tại một trong các địa điểm sau:

• Văn phòng đăng ký đất đai (VPĐKĐĐ) hoặc Chi nhánh VPĐKĐĐ tại địa phương.

• Bộ phận Một cửa của UBND cấp tỉnh/huyện (theo quy định của từng địa phương).

• Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã/phường/thị trấn (nếu hộ gia đình, cá nhân có nhu cầu và địa phương chưa thực hiện tiếp nhận tại VPĐKĐĐ).

Quy trình tiếp nhận hồ sơ

Cơ quan tiếp nhận sẽ thực hiện:

• Kiểm tra hồ sơ: Kiểm tra thành phần giấy tờ và tính thống nhất của thông tin giữa các giấy tờ.

• Trả lời: Nếu hồ sơ hợp lệ và đầy đủ, cơ quan sẽ cấp giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.

• Từ chối: Nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc không hợp lệ, cơ quan sẽ trả lại người nộp và hướng dẫn bổ sung.

Trình tự, thủ tục xử lý hồ sơ Cấp đổi

Theo hướng dẫn tại Quyết định 629/QĐ-BTNMT, quy trình xử lý hồ sơ sẽ diễn ra như sau:

Văn phòng đăng ký đất đai / Chi nhánh VPĐKĐĐ thực hiện:

• Kiểm tra và xác minh:

  • Khai thác thông tin về tình trạng hôn nhân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để bổ sung tên vợ/chồng (nếu có yêu cầu).

  • Sử dụng văn bản xác nhận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền nếu thay đổi địa chỉ thửa đất (do thay đổi tên đường, đơn vị hành chính...).

• Thực hiện đo đạc, trích đo: Kiểm tra thực địa nếu vị trí thửa đất trên GCN cũ không khớp với thực tế. Tiến hành trích đo bản đồ địa chính đối với nơi chưa có hoặc bản đồ cũ đã hư hỏng.

• Xử lý nghĩa vụ tài chính (nếu có): Gửi phiếu chuyển thông tin nghĩa vụ tài chính (Mẫu 12/ĐK) đến cơ quan thuế để xác định các khoản phải nộp (nếu phát sinh).

• Hoàn thiện GCN mới: Chỉnh lý, cập nhật hồ sơ địa chính, Cơ sở dữ liệu đất đai.

• Ký cấp và trao GCN mới cho người sử dụng đất.

Trường hợp thửa đất đang thế chấp

Nếu GCN đang được thế chấp tại tổ chức tín dụng, quy trình có thêm bước phối hợp:

• VPĐKĐĐ thông báo danh sách các trường hợp cấp đổi cho bên nhận thế chấp.

• Việc trao GCN mới được thực hiện đồng thời giữa 3 bên: VPĐKĐĐ – người sử dụng đất – bên nhận thế chấp.

• Bên nhận thế chấp nộp lại GCN cũ cho VPĐKĐĐ để quản lý, đảm bảo tính pháp lý.

>>> Có thể bạn quan tâm: Hồ sơ, thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Thời hạn giải quyết và Lưu ý quan trọng

Thời hạn giải quyết

• Không quá 07 ngày làm việc kể từ ngày VPĐKĐĐ nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

• Thời gian có thể kéo dài thêm 03 ngày làm việc đối với địa bàn miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn.

Lưu ý khi thực hiện thủ tục

• Bắt buộc nộp GCN cũ bản gốc: Đây là điều kiện tiên quyết để được cấp GCN mới.

• Yêu cầu chỉnh lý đồng thời: Nếu Giấy chứng nhận cũ có sai sót thông tin cá nhân (tên, ngày sinh...) do lỗi đánh máy của cơ quan nhà nước, người dân cần yêu cầu chỉnh lý đồng thời với thủ tục cấp đổi.

• Thanh toán chi phí: Người dân phải thanh toán chi phí đo đạc (nếu có phát sinh), lệ phí cấp Giấy chứng nhận và các khoản nghĩa vụ tài chính khác (nếu có).

• Lưu giữ giấy hẹn: Cần giữ kỹ giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả để theo dõi tiến độ và nhận kết quả đúng hạn.

Việc nắm vững các quy định mới từ 03/04/2025 sẽ giúp bạn chủ động hơn trong việc thực hiện thủ tục cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của mình.